הכנות קורונה: עשרת הטיפים המובילים שלנו לשיחת וידאו (Video Conferencing)

עם התפשטות וירוס הקורונה החדש (Coronavirus) ברחבי העולם מיליונים נאלצו להיכנס לבידוד, ועידות ואירועים בוטלו וחברות הורו לעובדים חולים להישאר בבתיהם. כתוצאה משנית של ההתפרצות אנו, ללא כוונה, מוצאים את עצמנו בניסוי ההמוני הגדול ביותר שנערך אי-פעם במרחב העבודה הדיגיטלי.
Businesspeople Doing Video Conferencing Colleagues Having Online

עם התפשטות וירוס הקורונה החדש (Coronavirus) ברחבי העולם מיליונים נאלצו להיכנס לבידוד, ועידות ואירועים בוטלו וחברות הורו לעובדים חולים להישאר בבתיהם.

כתוצאה משנית של ההתפרצות אנו, ללא כוונה, מוצאים את עצמנו בניסוי ההמוני הגדול ביותר שנערך אי-פעם במרחב העבודה הדיגיטלי. עסקים חייבים להתקיים ויש לקיים פגישות והפעם מרחוק – פשוט כי אין ברירה.

כלים כמו זום, WebEx או Hangouts של גוגל, המשמשים אותנו מעת לעת, יהפכו לפלטפורמת התקשורת הראשונה, שמחליפה את חדרי הישיבות ואת שיחות-המטבח שלנו. כאשר המגיפה תעבור, לעובד הידע של המאה ה-21 יהיה מושג ברור יותר לגבי הגבולות וההזדמנויות שמציעה עבודה מרחוק.

כמשתתפים בניסוי המוני זה, ברצוננו לעדכן אתכם בכמה מהעיקרים של "נימוסי האינטרנט" (netiquette) בשיחת הווידיאו, כך שתוכלו, לפחות, להגיע מוכנים.

אספנו כאן את עשרת הטיפים המובילים שלנו, אשר מניסיוננו, הופכים שיחת וידיאו לחוויה נעימה ופרודוקטיבית:

  1. התייצבו בזמן. במובנים רבים, מפגש וידיאו הוא ממש כמו מפגש רגיל, כלומר זו תהיה גסות לתת לאנשים לחכות. יש תקופת חסד לאיחור של 3-4 דקות (והתמודדות עם בעיות טכניות), אך אם אתם מתכננים לאחר יותר מזה, יידעו את המשתתפים האחרים. מפתיע עד כמה אנשים מתעלמים מכך ונכנסים לשיחת ועידה באיחור של 10 דקות ללא הסבר. כמו שכבר נאמר "אם הגעתם בזמן – אתם כבר מאחרים".
  2. להתלבש, אבל לא יותר מדי. בצ'אט וידאו אין צורך לשמור על קוד הלבוש האופייני למשרד. כלל אצבע טוב הוא להתלבש "רמה אחת למטה", כלומר עסקי-ספורטיבי עד יומיומי-חכם. רק בבקשה, בלי פיג'מות.
  3. חייכו, אימרו שלום וקיימו שיחות חולין. מוגנים מעבר למסך עלול להיווצר הרושם שחינניות שיחת חולין איננה נדרשת. ולא היא. כדי לטפח עבודת צוות וסביבת עבודה נעימה, אפשר לקיים שיחת חולין קלה – אל תקפצו ישר לעסקים. ידידותית במידה יכולה להואיל בטווח הארוך ולשמור על תחושת אחווה תוך כדי בידוד.
  4. השתק כברירת מחדל. אם אתם בקבוצה, הפעילו "השתק" (Mute). בין אם אתם בחוץ, הילדים קופצים, או שהכלב שלכם נובח, חברים אחרים בשיחה קבוצתית רוצים להתמקד בשיחה. אלא אם כן אתם המדברים, שיקלו להפעיל "השתק". רעש לא רצוי שמגיע מהמיקרופון שלכם הוא לא מקצועי, ובכנות, מרגיז.
  5. ההגדרות שלך. אם הבית שלך מבולגן השתמש ברקע וירטואלי או ארגן טוב יותר את המרחב שלך. שימרו על תחושת מקצועיות באמצעות פילטר שמראה את פניכם אך מציג רקע שונה. זה חשוב במיוחד כאשר מתקיימות שיחות ועידה עם לקוחות או אנשים אחרים מחוץ לארגון.
  6. שים לב, רואים אותך. הישאר מעורב על ידי התבוננות במצלמה והאזנה כאשר אחרים מדברים. זה די ברור לאחרים כשאתם עסוקים בטלפון או מסתכלים על משהו אחר. אל תשיבו לדוא"ל כשאתם בשיחת הווידיאו.
  7. נקו את המסך שלכם. רוב האפליקציות לשיחת וידאו מספקות פונקציה לשיתוף המסך שלכם עם משתתפים אחרים. זהו כלי נהדר, אך דאגו לנקות את "שולחן העבודה" שלכם לפני כן. אם אתם מתכננים לשתף מסך, סיגרו את כל הכרטיסיות או התוכניות האחרות שאינן רלוונטיות לנושא העומד בפניכם.
  8. אל תשתופפו ואל תניחו רגליים על השולחן. אמנם זה בסדר להרגיש בנוח במהלך פגישה וירטואלית ארוכה עם חברי צוות אך לשיחות קצרות יותר או מול לקוחות, שימרו על אופן ישיבה שעוזר להופעה מקצועית ומדגיש מעורבות בפרויקט.
  9. הקלטה. אם תרצו להקליט משהו, ציינו זאת בתחילת המפגש. לפעמים זה יכול להיות שימושי להקליט חלק משיחת וידא או לצלם תמונות של המסך. זה בסדר כל עוד תקבלו אישור מראש. זיכרו, ניתן להקליט שיחות וידאו.
  10. מחאו כפיים. כאשר ועידת וידיאו מחליפה ישיבה גדולה (או אפילו ועידה שלמה), מחיאת כפיים, אפילו במצב "השתק", ראויה ורצויה.

 זיכרו – עבודה מרחוק היא הנורמליות החדשה. תהנו!

השאר תגובה

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.